როგორ ვაკონტროლოთ კონტრაქტის ვადები და შეხსენებები

პირველ რიგში გამოყავი ხელშეკრულების დაწყებისა და დასრულების თარიღები, გადახდის პერიოდები, ავტომატური renewal, შეწყვეტის შეტყობინების ვადა, დოკუმენტის ან ლიცენზიის განახლება და სხვა მოქმედებები, რომელთა დაგვიანებაც ბიზნესს რეალურ პრობლემას უქმნის.

სასარგებლოა თითოეულ ვადას ჰქონდეს არა მხოლოდ თარიღი, არამედ აღწერა: რა უნდა გაკეთდეს, ვინ არის პასუხისმგებელი და რა ხდება თუ მოქმედება დროულად არ შესრულდა.

კალენდარში თარიღის ჩაწერა კარგია, მაგრამ ათეულობით კონტრაქტის შემთხვევაში ჩანაწერები სწრაფად იკარგება. უკეთესია ვადა უშუალოდ დოკუმენტთან იყოს დაკავშირებული და ჰქონდეს წინასწარი შეხსენება.

Kontroli-ში ვადა შეიძლება შეიქმნას ხელით ან AI ანალიზის შემდეგ და შემდეგ reminder workflow-ს დაუკავშირდეს. ეს ამცირებს სხვადასხვა Excel-ის, პირადი კალენდრის და ჩატის პარალელურად გამოყენების საჭიროებას.

ყველა ვადა ერთჯერადი არ არის. იჯარა, მომსახურების საფასური, სადაზღვევო პოლისი, ტექნიკური მომსახურება ან სხვა შეთანხმება შეიძლება ყოველთვიურად, კვარტალურად ან წლიურად განმეორდეს.

Recurring obligation-ისთვის ყოველ ჯერზე ახალი შეხსენების ხელით შექმნა არასწორი პროცესია. წესის ერთხელ განსაზღვრა უფრო საიმედოა და ადამიანურ შეცდომას ამცირებს.

თუ ერთი გუნდი რამდენიმე კომპანიას მართავს, საერთო კალენდარი შეიძლება ისევ არეულობად იქცეს. ვადა უნდა იცოდეს რომელ კომპანიას, რომელ დოკუმენტს და რომელ პასუხისმგებელ პირს ეკუთვნის.

Portfolio ტიპის არქიტექტურაში კომპანიები ცალკე workspace-ებად რჩება, ამიტომ დოკუმენტები და ვადებიც ერთმანეთში არ ირევა, მიუხედავად იმისა, რომ მენეჯერი მათ ერთი ანგარიშიდან ხედავს.