როგორ მოვაწყოთ დოკუმენტების და კონტრაქტების მართვა ბიზნესში

კონტრაქტს ან სხვა მნიშვნელოვან PDF-ს უნდა ჰქონდეს მკაფიო მდებარეობა, სტატუსი და ისტორია. თანამშრომლებმა არ უნდა გამოიცნონ რომელი ფაილია ბოლო ვერსია ან რომელი ხელმოწერილია.

Kontroli-ში დოკუმენტი ინახება კონკრეტულ workspace-ში და შეიძლება დაუკავშირდეს ვადებს, ვალდებულებებს, AI ანალიზს და ელექტრონული ხელმოწერის პროცესს.

საბუღალტრო ფირმისთვის, დილერული ქსელისთვის ან ჯგუფური კომპანიისთვის ერთი დიდი საერთო ფაილების სია სწრაფად იქცევა არეულობად. უკეთესი მოდელია თითო იურიდიული პირისთვის დამოუკიდებელი workspace, თავისი წევრებით, დოკუმენტებით და წვდომებით.

Kontroli Portfolio რეჟიმი სწორედ ამას აკეთებს: ერთი ანგარიში შეიძლება მართავდეს რამდენიმე კომპანიას, მაგრამ თითოეულ კომპანიას თავისი სამუშაო სივრცე და მონაცემთა საზღვრები აქვს.

ყველა თანამშრომელს ყველა დოკუმენტზე ერთნაირი უფლება არ უნდა ჰქონდეს. დოკუმენტის მართვა პრაქტიკულად მოითხოვს როლებს, გუნდს და workspace-ის მიხედვით წვდომის კონტროლს.

ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია მაშინ, როცა გარე ბუღალტერი, იურისტი, მენეჯერი ან სხვადასხვა დეპარტამენტი ერთ სისტემაში მუშაობს, მაგრამ ყველა მონაცემი ყველასთვის არ უნდა იყოს ხელმისაწვდომი.

კარგად შენახული კონტრაქტიც უსარგებლოა, თუ განახლების ან გადახდის ვადა გამოგრჩა. ამიტომ დოკუმენტების მართვა ცალკე არქივის ფუნქციად არ უნდა დარჩეს.

Kontroli-ში ხელით ან AI ანალიზით აღმოჩენილი ვადები კალენდარსა და reminder workflow-ს უკავშირდება, ხოლო ხელმოწერილი დოკუმენტი და მისი მტკიცებულებითი ინფორმაცია იმავე პროცესში რჩება.